Samenwerken

Jaarverslag 2017

Samenwerken is een belangrijke voorwaarde voor succes. In onze nieuwe missie  hebben wij het belang van samenwerken bestendigd. Samenwerken doen we intern, tussen de verschillende divisies. Zo bundelen en vergroten we onze kennis. Ook werken we samen met onze stakeholders, onze klanten en leveranciers. Om onze dienstverlening te verbeteren. En als inclusieve organisatie werken we samen met de maatschappij. Omdat we van waarde willen zijn voor de samenleving.

Onze waardeketen

Facilicom Group met al zijn divisies is een belangrijke schakel in de facilitaire keten van leverancier naar klant. Samen met onze ketenpartners blijven we werken aan oplossingen voor diverse maatschappelijke onderwerpen. Dat zijn externe ontwikkelingen die nu al spelen en die in de toekomst onze waardeketen sterk kunnen beïnvloeden, zoals integrale dienstverlening, veiligheid, digitalisering, gezondheid en de circulaire economie.

Facilicom Duurzame Inkoopcode
Facilicom Group wil op een zorgvuldige, integere en maatschappelijk verantwoorde manier ondernemen. Dat sluit aan bij onze kernwaarden. Dat heeft natuurlijk gevolgen voor het handelen van partijen die voor of in opdracht van Facilicom Group werken. Daarom hebben we een Duurzame Inkoopcode opgesteld, waaraan leveranciers zich committeren en die met opdrachtgevers wordt gedeeld. Deze gaan onder andere over gedragsregels rondom inkopersethiek, zoals afspraken rondom incentivesbeleid. Ook wordt gestuurd op verlaging van de CO2-uitstoot. Verder willen we samenwerken met organisaties die aantoonbaar socialer ondernemen en in het bezit zijn van een geldig PSO-certificaat. En er geldt een absoluut verbod op inzet of gebruik­making van kinderarbeid. Schending van dit laatste betekent een directe beëindiging van het contract.

In deze Duurzame Inkoopcode hebben we in grote lijnen vastgelegd wat wij van onze leveranciers verlangen. Wij werken daarbij in de geest van ‘The Ten Principles’ zoals die staan in The UN Global Compact en verlangen een minimaal gelijkwaardige werkwijze van onze leveranciers.

Ons management is verplicht om naar de inkoop­code te handelen en erop toe te zien dat ook de medewerkers zich zorgvuldig, integer en maatschappelijk verantwoord gedragen. Ook onze inkopers zijn verplicht te handelen naar hetgeen hierover in de Duurzame Inkoopcode is beschreven. Vanuit de concerndirectie is de vice-CEO verantwoordelijk voor het naleven van de Inkoopcode. Wanneer sprake is van twijfel of gedragsregels zijn overschreden, is het aan de directie om over een eventuele sanctieoplegging te beslissen.

Facilicom Group heeft 189 actieve contract­leveranciers. In totaal hebben 79 leveranciers de Inkoopcode van Facilicom Group getekend. Alle nieuwe contracten worden standaard volgens de Duurzame Inkoopcode opgesteld. Periodiek hebben we contactmomenten met onze leveranciers waarin de voortgang, klachten en eventuele escalaties worden besproken. Het naleven van de Inkoopcode wordt hierin steeds vaker ook onderwerp van gesprek. Deze gegevens gelden voor de Facilicom Group. Ook afzonderlijk maken divisies afspraken met hun leveranciers. Deze zijn niet in dit verslag opgenomen.

In 2017 is door de centrale inkoopafdeling veel aandacht besteed aan social return. Het is één van de speerpunten in de samenwerking met contract­leveranciers. Facilicom Group hecht veel waarde aan sociaal ondernemen en biedt mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt een kans op werk en ontwikkeling binnen de eigen organisatie. De organisatie is voor meerdere bedrijfsonderdelen beloond voor een certificaat op de Prestatieladder Socialer Ondernemen van TNO en PSO-Nederland, het landelijk erkende keurmerk voor inclusief ondernemerschap.

Facilicom Group zoekt steeds meer de samen­werking met organisaties die al aantoonbaar sociaal ondernemen of hetzelfde doel nastreven. In dat kader is in mei 2017 in samenwerking met PSO-Nederland een rondetafelbijeenkomst georganiseerd: ‘Sociaal ondernemen met ketenpartners’. Een informatieve bijeenkomst waarbij er voldoende gelegenheid was om kennis te delen, vragen te stellen en met elkaar in dialoog te gaan over deze, relatief nieuwe, vorm van samenwerken met de ketenpartners en de uitbreiding van een inkoopcode. Facilicom Group stimuleert sociaal ondernemen bij zijn ketenpartners door de PSO actief op te nemen in de inkoopcode. Door samen te werken met meer PSO-gecertificeerde organisaties kunnen organisaties stijgen op de PSO-Prestatieladder en dragen (indirect) meer organisaties bij aan het oplossen van een maatschappelijk vraagstuk. Hoe meer (keten)organisaties ook aantoonbaar aan de slag gaan met sociaal ondernemen, des te meer kans op werk wordt gecreëerd voor personen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

In het najaar van 2017 is de richtlijn NEN 20400 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) gepubliceerd. Facilicom Group wil die richtlijn gaan gebruiken. In 2018 wordt in samenwerking met Facilicom Solutions een leveranciersdag georganiseerd, waarbij de onderwerpen duurzaam ondernemen en maatschappelijk verantwoord inkopen centraal staan.

Interne samenwerking

De verschillende divisies van Facilicom Group zijn het afgelopen jaar intensiever met elkaar gaan samenwerken, mede door de toenemende marktvraag naar integrale facilitaire oplossingen. We zien in dat er gezamenlijke belangen zijn. Dat komt mede door het formuleren onze nieuwe missie ‘samen werken aan een inspirerende leefomgeving voor iedereen’. Die zet dat gezamenlijke doel scherp neer. De directieraad met hierin alle divisiedirecteuren geeft invulling aan het stimuleren van die interne samenwerking. Iedere divisiedirecteur is verantwoordelijk voor een domein dat niet alleen de eigen divisie aangaat, maar de totale organisatie. Zo is er onder andere een Innovation Board die zich richt op het stimuleren van vernieuwing binnen Facilicom Group.

Internationale samenwerking
In 2017 zijn de banden tussen Facilicom België en Facilicom UK en de Nederlandse divisies versterkt. Op deze manier kan meer van elkaars kracht en kennis en kunde gebruik worden gemaakt. Zo zijn sinds de bestuurswissel in 2017 in België veel Nederlandse werknemers voor Facilicom België gaan werken. Ook is Facilicom België onder andere aangesloten bij de internationale Innovation Board van Facilicom Group en andere divisieoverstijgende platforms. Ook in de UK zijn goede stappen gezet in de samenwerking met andere divisies van Facilicom Group. Er wordt meer uitgewisseld dan daarvoor, vooral op het gebied van commercie en innovatie. Bij de schoonmaaktak van Facilicom UK wordt samen met Gom gekeken naar de mogelijkheden om de productiviteit van medewerkers te vergroten. Die ligt in heel Nederland hoger dan in de UK, ondanks dat de werkmethodieken niet veel verschillen. En met Trigion wordt onderzocht hoe de dienst cybersecurity in de UK kan worden geïmplementeerd.

Trigion is op Rotterdam The Hague Airport verantwoordelijk voor het uitvoeren van de security taken. Dit houdt in dat Trigion het Centrale Security filter bemand waar vertrekkende passagiers worden gecontroleerd. Verder is Trigion verantwoordelijk voor de uitvoering van surveillance, periferiebeveiliging en voor de controle van crew, personeel en voertuigen bij de diverse doorlaatposten. Gezien de grote verantwoordelijk die Trigion heeft is goede samenwerking essentieel. Hierbij zijn vertrouwen en het snel kunnen schakelen met elkaar van groot belang. Ik ben per 1 mei 2017 gestart bij Rotterdam The Hague Airport en ken Trigion goed vanuit een voorgaande betrekking. Dit maakt een goede samenwerking relatief gezien gemakkelijk. Het is in ieder geval fijn elkaars sterke punten te kennen. Na mijn start op Rotterdam The Hague Airport wilde ik graag snel de uitvoering van het security proces optimaliseren en goed op sterkte brengen. Dit heeft aan beide zijden best een aantal grote veranderingen en verbeteringen met zich mee gebracht. In dit proces hebben wij alles gelukkig goed met elkaar kunnen afstemmen. Zo kwamen wij op dezelfde golflengte te zitten, zowel qua uitvoering als qua uitstraling van het gehele security proces op Rotterdam The Hague Airport. Dit alles heeft tot zeer veel verbeteringen geleid. Floris Tammes - Directeur Security, Safety & Support bij Rotterdam The Hague Airport.

Met stakeholders in dialoog

Facilicom Group heeft frequent contact met zijn stakeholders, bijvoorbeeld via persoonlijke gesprekken, in werkgroepen of commissies en via nieuwsbrief, website of sociale media. Ook organiseren Facilicom Group en zijn divisies op frequente basis interne bijeenkomsten en klantevents zoals bijvoorbeeld het Intern Kenniscentrum (IKC) en het Facilitair Kenniscentrum (FKC).

In de stakeholdersdialoog laten wij zien hoe wij in contact staan met partijen waarmee wij een relatie onderhouden. Wie zijn de voornaamste stakeholders van Facilicom Group en waarom zijn ze belangrijk?

Concerndirectie/Directieraad/Aandeelhouders
Facilicom Group is een zelfstandige familieonderneming. Het bedrijf wordt bestuurd door het Algemeen Bestuur volgens het model van een ‘one tier board’. In het Algemeen Bestuur zijn de aandeelhouders vertegenwoordigd. Van de 7 leden zijn 4 leden niet-uitvoerend (non-executive) en 3 leden uitvoerend (executive). Het Concern Directieteam leidt het bedrijf en bestaat uit 3 personen, te weten Geert van de Laar, Martine Geurts en Jan Lensveld.

Medewerkers
De medewerkers zijn het belangrijkste kapitaal voor Facilicom Group. Zij zorgen ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden worden uitgevoerd, zowel binnen ons bedrijf als bij de klant. Bovenal zijn zij het gezicht van onze organisatie; overal waar zij komen dragen zij bij aan de naam en reputatie van Facilicom Group.

(Potentiële) klanten
Klanten zijn de afnemers van de diensten en producten van Facilicom Group en zorgen daarmee voor afzet en omzet. Zij zijn de belangrijkste drijfveer voor onze ontwikkeling en innovatie.

Leveranciers
Leveranciers zorgen voor de levering van diverse diensten en goederen om onze dagelijkse werkzaamheden en diensten professioneel uit te kunnen voeren. De kwaliteit van de ingekochte diensten en producten bepaalt voor een deel ook de kwaliteit die Facilicom Group op zijn beurt kan leveren.

Brancheorganisaties
Brancheorganisaties zijn belangrijk omdat zij Facilicom Group op de hoogte brengen van belangrijke ontwikkelingen in de facilitaire sector. Of ons stimuleren in het navolgen van die (wettelijke) ontwikkelingen.

Vakmedia
Vakmedia zijn een belangrijke partner bij het uitdragen van de kennis van Facilicom Group.

Eindgebruikers
Eindgebruikers zijn de gebruikers van een locatie of omgeving van onze klanten. Zij zijn een belangrijke doelgroep voor onze klanten, veelal hun belangrijkste kapitaal. Door onze dienstverlening kunnen eindgebruikers prettig, veilig, gezond en productief hun werk doen. Het stelt onze klant in staat beter te ondernemen.

Stakeholderdialoog
Naast alle reguliere contactmomenten tussen stakeholders en Facilicom Group wordt eens in de drie jaar een centrale dialoog georganiseerd met een vertegenwoordiging van stakeholders. Dat doen we volgens het proces uit de MVO Prestatieladder. Met een enquête is aan stakeholders gevraagd welke onderwerpen zij van belang vinden in hun samenwerking met Facilicom Group. Deze belangen zijn afgezet tegen de impact van die onderwerpen op Facilicom Group. Deze uitkomsten zijn verwerkt in onderstaande materialiteitsmatrix. De laatste keer dat deze dialoog is gehouden is in 2015. In 2018 wordt dit wederom gedaan.

Kennisdelen

De laatste jaren profileert Facilicom Group zich steeds nadrukkelijker als inhoudelijk autoriteit op het gebied van facilitaire dienstverlening. Daar leent het eigen relatiemagazine Facilitair! met bijbehorend online platform zich perfect voor. Met dit digitale kenniscentrum wil Facilicom Group bijdragen aan bewustzijn en begrip van diverse dossiers, zoals duurzame inzetbaarheid, MVO en klantgerichtheid. Medewerkers schreven het afgelopen jaar 34 blogberichten. Daarnaast zijn medewerkers van Facilicom Group als inhoudelijk deskundigen te vinden op toonaangevende congressen en beurzen in de branche. Zo was Facilicom Group in 2017 onder andere één van de grondleggers van de eerste editie van Facility for Future: een nieuw netwerk- en kennisevent van Facility Management Nederland (FMN), de onafhankelijke beroepsvereniging voor iedereen die geïnteresseerd is in het facilitaire domein.

Op dit event organiseerde Facilicom Group een Facilitair Kenniscentrum met als thema ‘startup & connect’. Zo’n 150 geïnteresseerden, waaronder vele relaties en klanten, zagen bijdragen van trendwatcher en dagvoorzitter Menno Lanting, Albert van der Meulen, algemeen directeur Gom én voorzitter innovation board van Facilicom Group en Ruud Hendriks, co-founder van Startupbootcamp en mede-oprichter van Innoleaps, een zusterbedrijf van Startupbootcamp dat grote bedrijven als Philips, Vodafone en ING helpt te innoveren en sneller te groeien.

Content marketing en leadgeneratie
Facilicom Group zet al jaren actief in op content marketing. Content marketing draagt bij aan het verwerven van een stevige positie als thought leader binnen het facilitaire domein. Om de resultaten van al onze inspanningen te meten houdt de afdeling Corporate Communicatie doelstellingen en KPI’s bij, om zo meer inzicht te krijgen in de scores van Facilicom Group en zijn divisies. Zo blijkt dat we met de Facilicom-persberichten een totale mediawaarde genereren van 3,2 miljoen euro. Het totale bereik komt uit op 114.838.154 verdeeld in online 58.238.040 en print 56.600.114 (de bereikcijfers zijn cumulatieve waarden en geven een indicatie van de potentiële contactmomenten). Het publiceren van het aantal blogs en cases bleef in 2017 echter wat achter. Dit leidt tot minder social media-inzet, wat resulteert in lagere bezoekersaantallen op onze websites dan verwacht.

Content wordt echter een steeds belangrijker component binnen de communicatiemix. Zeker in het kader van lead nurturing ofwel het aanbieden op het juiste moment bij de juiste persoon aanbieden van relevante content in het aankoopproces met als doel dat hij overgaat tot aankoop en dat in het vervolg ook blijft doen. Voor Facilicom Group en zijn divisies de communicatieve uitdaging waar wij de komende jaren voor staan.

Jong Facilicom
Jong Facilicom is het interne jongerennetwerk van Facilicom Group voor de jonge professional tot en met 35 jaar. Jonge professionals krijgen binnen het Jong Facilicom netwerk de kans om op een laagdrempelige manier nieuwe contacten, ideeën, kennis en vaardigheden op te doen en een bijdrage te leveren aan de toekomstbestendigheid van de organisatie.

Jong Facilicom organiseert jaarlijks vele activiteiten voor jonge professionals uit alle werkmaatschappijen van Facilicom Group. Wij geloven dat Jong Facilicom hét instrument is om jonge maar vooral ambitieuze medewerkers te binden en te boeien binnen de organisatie. Alle activiteiten staan in het teken van inspiratie, verbinding en ontwikkeling. Doordat er een relatief groot leeftijdsverschil is tussen het huidige (top)management en generatie Y, is Jong Facilicom het adviesorgaan die de belangen van de nieuwe generatie managers behartigt. Jong Facilicom brengt zijn leden zelfontplooiing middels trainingen, congressen en seminars, zichtbaarheid binnen en buiten de organisatie, verbreding van je netwerk, zeggenschap over de koers van de organisatie en een stuk ontspanning.

In 2017 organiseerde Jong Facilicom o.a. inspiratiesessies, workshops en werd Rijkskantoor De Knoop bezocht, waarbij de praktijkcase van dit project werd behandeld. In 2018 streeft Jong Facilicom naar ongeveer 75 actieve leden die betrokken zijn, meedenken en uitvoeren. Doelstelling in het bijzonder is om de relevantie van Jong Facilicom voor de organisatie te verhogen.

Lidmaatschappen
De divisies van Facilicom Group delen veel kennis met brancheorganisaties en belangenverenigingen. De lijst met lidmaatschappen vindt u hier.